1. Enquadramento institucional e base normativa

A comunicação institucional e a produção audiovisual da Universidade Federal do Recôncavo da Bahia — UFRB — são desenvolvidas no âmbito da estrutura de comunicação da universidade. O serviço de transmissão é identificado oficialmente como atribuição do Núcleo da TV UFRB — NUCTV — com participação da Assessoria de Comunicação — ASCOM.

A TV UFRB integra o portfólio institucional de comunicação e mantém um canal no YouTube destinado à publicação de matérias jornalísticas, programas, vídeos temáticos, minidocumentários e transmissões ao vivo ou simultâneas de eventos e acontecimentos relacionados à universidade.

O serviço de solicitação de transmissão permite que atividades acadêmicas, científicas, culturais e institucionais sejam exibidas no canal oficial da TV UFRB no YouTube. A disponibilização pública amplia o acesso ao conhecimento produzido pela universidade e contribui para a comunicação e a transparência institucional.

A prestação aparece tanto no portal institucional da UFRB quanto na Carta de Serviços do Portal Gov.br. O fluxo administrativo deve observar o Guia de Produtos e Serviços da ASCOM, as regras específicas da página de transmissão e, conforme a natureza do conteúdo, a Linha Editorial do Portal da UFRB.

Proteção dos dados informados

O formulário solicita dados pessoais, como nome, CPF, e-mail e telefone, e a página do serviço exige a identificação das pessoas que efetuarem login na plataforma de transmissão. Por envolver tratamento de dados pessoais por uma instituição pública federal, esse procedimento deve observar a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD, especialmente os princípios da finalidade, adequação, necessidade, segurança e transparência.

2. Modalidades de serviço e público atendido

O modelo operacional possui duas modalidades principais, com fluxos e responsabilidades diferentes.

Quem pode solicitar?

Existe uma divergência entre os próprios canais oficiais. A Carta de Serviços no Gov.br informa que o serviço pode ser utilizado por qualquer pessoa, inclusive o público interno. Já a página operacional da UFRB enumera estudantes, professores e técnicos-administrativos.

Deslocamento em eventos presenciais

Quando a transmissão exigir deslocamento da equipe da TV UFRB, a página oficial informa que o transporte e as diárias dos profissionais são de responsabilidade dos Centros de Ensino ou das unidades requisitantes. A providência deve ser ajustada diretamente com a Reitoria.

Essa regra pode alcançar demandas originadas na Administração Central e nos Centros de Ensino, como CAHL, CCAAB, CCS, CECULT, CETEC, CETENS e CFP, conforme a localização e a logística necessárias.

3. Fluxo de solicitação, análise e agendamento

A transmissão não é inserida automaticamente na programação apenas com o envio do formulário. A demanda passa por conferência das informações, avaliação da equipe de comunicação e organização técnica.

1. Consultar a programação Antes de definir o horário, consulte a programação de lives da TV UFRB. A Carta de Serviços informa que podem existir eventos simultâneos, mas a consulta prévia continua necessária para avaliar a disponibilidade.
2. Definir a modalidade Para evento virtual, utilize o formulário eletrônico. Para evento presencial, escreva para a TV UFRB e solicite a verificação da disponibilidade da equipe e dos equipamentos.
3. Preencher o formulário online Informe corretamente os dados pessoais, a unidade, os contatos, as características do evento, a relação de participantes, a data, os horários e os anexos necessários.
4. Aguardar a análise institucional A solicitação é encaminhada aos profissionais da ASCOM e da TV UFRB. Segundo o guia institucional, o serviço pode ser aprovado, recusado ou editado, considerando o interesse institucional e os critérios técnicos da comunicação.
5. Receber o retorno pelos contatos informados O andamento e as orientações são enviados por e-mail ou pelo número de WhatsApp cadastrado. Dados ausentes ou incorretos podem invalidar a solicitação; informações insuficientes podem atrasar o trabalho.
6. Configuração pela TV UFRB Quando a demanda virtual é aprovada, a equipe cria a sala, prepara os links de acesso e divulgação, insere o evento na programação e organiza o login da monitoria.
7. Testes e realização da transmissão A monitoria deve contatar os participantes, compartilhar o link de convite, testar áudio e vídeo e acessar a sala correta antes do horário programado.

4. Requisitos e parâmetros do formulário

O formulário oficial de transmissão online exige informações específicas. O preenchimento completo é essencial para que a equipe identifique o evento, organize a programação e estabeleça contato com a pessoa responsável.

Identificação do solicitante

• Nome;
• CPF, informado somente com números;
• Unidade institucional de origem;
• E-mail válido;
• Telefone celular ou WhatsApp.

As unidades atualmente apresentadas no formulário são: Administração Central CAHL CCAAB CCS CECULT CETEC CETENS CFP.

Ao preencher o campo de WhatsApp, o formulário informa que fica autorizado o contato por esse meio para comunicações relacionadas à solicitação.

Dados do evento

• Nome do evento;
• Descrição da atividade;
• Relação de palestrantes;
• Abrangência regional, estadual, nacional ou internacional;
• Tipo de transmissão;
• Local ou link da reunião complementar, quando aplicável;
• Dia, hora de início e hora de término;
• Anexos pertinentes.

Formato da lista de palestrantes

O formulário orienta que seja inserida uma pessoa por linha, utilizando o padrão:

Mais de dez participantes simultâneos

Se o evento tiver mais de dez participantes simultâneos, o solicitante deve informar o link de uma reunião online complementar, que pode ser criada no Google Meet, Skype, Zoom ou Conferência Web da RNP. A criação e o fornecimento desse link são de responsabilidade do solicitante.

Eventos com vários dias

Para eventos realizados em múltiplos dias, deve ser enviada uma solicitação individual para cada dia. As transmissões online são limitadas a seis horas diárias.

Anexos aceitos

O formulário permite múltiplos arquivos, com tamanho máximo informado de 10 MB, nas seguintes extensões:

JPG PNG GIF ZIP RAR DOC DOCX PDF TXT

Materiais destinados à divulgação

O Guia de Produtos e Serviços da ASCOM contém orientações gerais próprias para pedidos de divulgação: anexos documentais devem ser enviados em PDF, enquanto fotografias devem ser encaminhadas em JPG, com resolução mínima de 1024 × 768 pixels e identificação da autoria.

Essas exigências gerais de divulgação devem ser diferenciadas das extensões tecnicamente aceitas pelo formulário de transmissão. Se o material também for utilizado em notícia, programação ou peça institucional, é prudente observar ambas as orientações.

5. Prazos e priorização administrativa

Transmissões virtuais

A página específica da TV UFRB informa que as solicitações podem ser feitas com, no mínimo, cinco dias de antecedência. A fonte não utiliza a expressão “dias úteis”; por isso, não se recomenda interpretar o prazo dessa forma sem confirmação direta.

Transmissões presenciais

Não foi localizado um prazo mínimo específico para eventos físicos. A orientação oficial é entrar em contato pelo e-mail da TV UFRB para verificar a disponibilidade da equipe. Como essa modalidade pode envolver pessoal, equipamentos, transporte e diárias, a consulta deve ser realizada com a maior antecedência possível.

Ordem geral de prioridade

O Guia de Produtos e Serviços da ASCOM apresenta a seguinte ordem para atendimento das demandas:

1. solicitações de interesse institucional, sob demanda do Gabinete da Reitoria;
2. solicitações de interesse da Administração Central;
3. solicitações de interesse geral, por ordem de recebimento.

6. Infraestrutura tecnológica e uso do StreamYard

Para as transmissões virtuais, a TV UFRB utiliza o StreamYard, uma aplicação web de estúdio de transmissão ao vivo. O guia institucional informa que a universidade possui a versão paga Basic e disponibiliza as credenciais necessárias aos proponentes aprovados.

Dessa forma, as unidades acadêmicas não precisam contratar uma assinatura própria apenas para operar a transmissão institucional autorizada.

Criação das salas

A organização e a criação das salas são realizadas pela TV UFRB. O proponente não deve criar uma nova sala, alterar a programação ou modificar por conta própria a identidade visual definida para o evento.

Canal de exibição

As ações gerenciadas pela conta institucional são concentradas no canal da TV UFRB no YouTube. O guia informa que não é possível utilizar essa estrutura para retransmitir simultaneamente o evento em outros canais.

Credenciais de acesso

Após a configuração, a TV UFRB fornece o e-mail de acesso e o código de autenticação. O guia informa que o contato pode ocorrer até um dia antes da atividade.

O compartilhamento indiscriminado das credenciais não é recomendado. Se houver necessidade de apoio adicional, deve ser solicitado um código para a pessoa indicada. A liberação será analisada pelos administradores da conta.

Identificação dos operadores

A página oficial exige o fornecimento do nome completo, da matrícula e/ou do CPF de todas as pessoas que efetuarem login na plataforma. O objetivo declarado é manter o controle institucional de acesso.

7. Requisitos técnicos de hardware e conectividade

8. Atribuições da monitoria na sala virtual

A página do serviço informa que a comunidade da UFRB conta com mais de 300 pessoas capacitadas para operar o StreamYard. Para eventos online, o solicitante deve indicar uma monitoria responsável pela condução técnica da sala.

1. Autenticação

A pessoa responsável acessa streamyard.com, seleciona a opção de login, informa o e-mail fornecido pela TV UFRB e solicita o código de acesso. O guia institucional descreve um código de autenticação de seis dígitos enviado por e-mail.

2. Identificação da sala correta

No painel inicial, é necessário conferir cuidadosamente a data, o horário, a sala e o nome da atividade. Se o evento não estiver disponível ou existir alguma divergência, a monitoria deve procurar a TV UFRB, sem criar ou alterar salas por conta própria.

3. Preparação no backstage

Antes de entrar no estúdio, a monitoria deve permitir o acesso do navegador à câmera e ao microfone e realizar os seguintes testes:

• ajustar o enquadramento e a iluminação da câmera;
• verificar se o microfone está sendo reconhecido;
• manter a oscilação do áudio, preferencialmente, entre 50% e 75%;
• definir se entrará com câmera e microfone ligados ou desligados;
• informar corretamente o nome que será exibido aos participantes.

4. Convite aos participantes

A função Invite gera o link destinado aos convidados. A monitoria deve encaminhá-lo antes do evento e organizar testes de câmera, microfone e conectividade.

5. Gerenciamento dos participantes

Os convidados permanecem na área de participantes até serem inseridos na transmissão. Para exibi-los na tela ativa, o moderador utiliza a função Add to Stream, respeitando a ordem de fala e a dinâmica da atividade.

A monitoria também pode alternar os layouts, controlar o próprio microfone e a câmera, compartilhar telas e retirar ou bloquear participantes quando necessário.

6. Chat e participação do público

As mensagens publicadas no chat do YouTube podem ser acompanhadas no painel do StreamYard e, quando apropriado, destacadas na tela da transmissão.

Para controle de frequência, a UFRB sugere que o organizador crie um formulário e divulgue o link ao longo da atividade, no chat ou na descrição do vídeo. Essa divulgação é uma recomendação, não uma função automática da TV UFRB.

7. Início da transmissão

A transmissão deve ser iniciada somente quando a mesa virtual estiver organizada, os participantes estiverem preparados e os testes estiverem concluídos. O comando utilizado é Go Live.

8. Encerramento

Ao final, a monitoria deve selecionar End Broadcast e confirmar a operação. O guia alerta que, depois de encerrada, a mesma transmissão não poderá ser retomada.

Queda de conexão

Se a monitoria perder a conexão, deve acessar novamente a plataforma e retornar à sala. Até o restabelecimento do acesso, o gerenciamento do evento ficará comprometido. Uma segunda pessoa previamente autorizada poderá auxiliar, caso tenha recebido acesso válido.

Gravação e acesso posterior

As transmissões concluídas permanecem registradas no canal da TV UFRB no YouTube, permitindo acesso posterior, ressalvadas eventuais decisões institucionais, restrições jurídicas ou medidas de moderação da plataforma.

9. Direitos autorais e responsabilidade pelo conteúdo

A transmissão de músicas, trilhas, vinhetas, vídeos, fotografias e outros conteúdos de terceiros exige atenção aos direitos autorais. A página oficial informa que a TV UFRB somente realiza transmissões com trilhas sonoras ou conteúdos audiovisuais de terceiros quando houver autorização prévia.

Segundo a orientação institucional, o uso sem consentimento pode provocar a interrupção imediata da transmissão. A medida protege o canal oficial contra bloqueios, notificações, reivindicações de direitos e outras restrições aplicadas pelas plataformas digitais.

• Utilize material de autoria própria ou institucionalmente autorizado.
• Obtenha autorização do titular antes da transmissão, quando necessária.
• Confira as condições das licenças abertas utilizadas.
• Mantenha documentos que comprovem a autorização ou a licença.
• Informe autoria e créditos de fotografias, vídeos e demais obras.
• Evite reproduzir músicas ou vídeos de terceiros apenas porque estão disponíveis na internet.

10. Comparativo entre eventos virtuais e presenciais

11. Canais de atendimento e suporte institucional

12. Conclusões e recomendações operacionais

O modelo adotado pela TV UFRB combina gestão institucional centralizada com a participação de monitorias indicadas pelos organizadores de eventos virtuais. A TV UFRB preserva o controle das credenciais, das salas, do canal oficial e da identidade visual, enquanto a monitoria executa a operação cotidiana do estúdio.

Para reduzir atrasos, recusas e falhas durante a transmissão, recomenda-se seguir o checklist abaixo.

• Consultar previamente a programação da TV UFRB.
• Enviar a solicitação virtual com, no mínimo, cinco dias de antecedência.
• Enviar um formulário separado para cada dia de evento.
• Respeitar o limite de seis horas de transmissão por dia.
• Preencher corretamente nome, CPF, unidade, e-mail e WhatsApp.
• Relacionar os palestrantes no formato solicitado, um por linha.
• Informar sala complementar quando houver mais de dez pessoas simultâneas.
• Indicar uma monitoria capacitada e disponível durante todo o evento.
• Não criar salas nem alterar a identidade visual sem autorização.
• Não compartilhar credenciais com pessoas não autorizadas.
• Testar câmera, microfone, iluminação e internet antes do início.
• Preferir conexão cabeada ao roteador em computadores e notebooks.
• Fechar aplicativos que possam utilizar a câmera ou o microfone.
• Confirmar a autorização de músicas, vídeos e demais obras de terceiros.
• Não confundir “sair do estúdio” com “encerrar a transmissão”.
• Em eventos presenciais, tratar antecipadamente equipe, transporte e diárias.