1. Contexto institucional da Autoridade Portuária de Santos

A Autoridade Portuária de Santos S.A. (APS), historicamente denominada Companhia Docas do Estado de São Paulo (Codesp) e posteriormente identificada institucionalmente como Santos Port Authority (SPA), é a empresa pública responsável pelo exercício das funções de autoridade portuária no Porto Organizado de Santos.

O Porto de Santos ocupa posição central na infraestrutura logística brasileira e é reconhecido pelo Governo Federal como o maior complexo portuário da América Latina. Nesse ambiente, a APS exerce funções relacionadas à gestão e fiscalização da infraestrutura portuária pública e à administração de diversos instrumentos e atividades vinculados ao porto.

Por integrar a Administração Pública Federal indireta, a atuação da companhia está submetida aos princípios constitucionais aplicáveis à Administração Pública, incluindo legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.

Essa condição também submete a APS às normas de transparência pública e acesso à informação. Assim, documentos administrativos, processos, contratos, informações institucionais e outros registros custodiados pela companhia podem ser objeto de pedidos formulados pela sociedade, observadas as hipóteses legais de restrição de acesso.

2. LAI e LGPD: dois regimes que precisam ser harmonizados

A gestão do acesso a documentos na APS envolve especialmente dois regimes jurídicos: a Lei nº 12.527/2011 — Lei de Acesso à Informação (LAI) e a Lei nº 13.709/2018 — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Esses regimes não devem ser interpretados como necessariamente antagônicos. A existência de dados pessoais dentro de um processo administrativo não transforma automaticamente todo o processo em documento inacessível.

Na prática, técnicas como ocultação, anonimização ou tarjamento podem permitir a divulgação da informação pública de interesse coletivo sem exposição indevida de dados pessoais de terceiros.

3. O que pode ser solicitado?

O serviço disponibilizado pela APS permite solicitar acesso a documentos e informações produzidos ou custodiados pela companhia, desde que não estejam integralmente sujeitos a alguma hipótese legal de restrição.

Dependendo do caso concreto, o pedido pode envolver, por exemplo:

• processos administrativos;
• processos e documentos relacionados a licitações e contratações;
• ofícios e comunicações institucionais;
• relatórios e informações operacionais;
• contratos, instrumentos administrativos e documentos correlatos;
• informações relativas à atuação administrativa da APS;
• documentos que contenham informações parcialmente públicas e parcialmente protegidas;
• informações pessoais do próprio titular, observados os requisitos de identificação e as regras da LGPD e da LAI.

4. Arquitetura operacional do pedido

O procedimento pode ser compreendido em duas grandes etapas: a formalização do requerimento e a análise da informação pela APS.

5. Canais de atendimento da APS

A Autoridade Portuária de Santos mantém diferentes formas de acesso ao serviço. O canal eletrônico deve ser priorizado sempre que possível, pois facilita o acompanhamento do protocolo, dos prazos e de eventuais recursos.

6. Pedidos relacionados a dados pessoais

Quando a solicitação envolver informações pessoais do próprio requerente, o procedimento exige cuidados adicionais para impedir que dados sejam entregues indevidamente a terceiros.

A página oficial do serviço da APS informa que, nos pedidos relacionados à LGPD, deve ser encaminhado o Formulário de Pedido de Acesso a Dados Pessoais pelo Titular disponibilizado pela própria Autoridade Portuária.

Nos pedidos de acesso a informações pessoais formulados no âmbito da LAI, a comprovação da identidade do requerente constitui requisito de segurança. No ambiente eletrônico federal, essa comprovação pode ocorrer pela autenticação de identidade vinculada ao Login Único Gov.br, observados os requisitos de confiabilidade exigidos pela plataforma.

Quando o requerimento for apresentado por representante, deve ser demonstrada a legitimidade da representação, conforme as regras aplicáveis ao caso e as exigências administrativas do controlador.

7. Diferença entre pedido LAI e exercício de direitos pela LGPD

Embora os dois mecanismos possam envolver documentos e informações, é importante não confundi-los.

O artigo 18 da LGPD assegura ao titular, entre outros direitos, a confirmação da existência de tratamento, o acesso aos dados e a correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.

Já o artigo 19 estabelece disciplina específica para confirmação e acesso: a informação pode ser fornecida em formato simplificado imediatamente ou, quando requerida declaração clara e completa com os elementos previstos na lei, no prazo de até 15 dias.

8. Análise técnica e proteção de informações

Depois do protocolo, a unidade responsável pelo acervo deve avaliar a possibilidade jurídica e material de atendimento do pedido.

A análise pode verificar, entre outros aspectos:

• se a informação está disponível para acesso imediato;
• se a APS efetivamente possui ou custodia a informação;
• se existe hipótese legal de restrição de acesso;
• se o documento contém informação pessoal relativa à intimidade, vida privada, honra ou imagem;
• se existe segredo comercial ou industrial legalmente protegido;
• se é possível fornecer apenas a parte ostensiva do documento;
• se será necessário produzir certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte protegida.

A LAI prevê expressamente que, quando o acesso integral não puder ser autorizado em razão da existência de conteúdo parcialmente sigiloso, deve ser assegurado o acesso à parte não protegida quando sua separação for possível.

9. Prazo para resposta pela Lei de Acesso à Informação

A regra inicial da LAI é o acesso imediato à informação disponível. Somente quando esse fornecimento imediato não for possível passa a ser aplicado o prazo administrativo.

A prorrogação não é automática. A Administração deve apresentar justificativa ao interessado.

No ambiente eletrônico federal, existem regras próprias para registro e contagem dos prazos. Manifestações ou recursos registrados após as 19h podem ser considerados apresentados no dia útil seguinte para fins da contagem no sistema.

Quando o vencimento recair em dia sem expediente administrativo, a sistemática aplicável desloca o termo final para o próximo dia útil, conforme as regras de contagem utilizadas no procedimento federal.

10. Custos para obtenção dos documentos

O acesso à informação pública é, como regra, gratuito. A cobrança pode ocorrer quando houver necessidade de reprodução física de documentos ou utilização de materiais, limitando-se ao ressarcimento dos custos envolvidos.

Quando houver cobrança, a APS informa que o fornecimento do documento impresso fica condicionado ao envio do respectivo comprovante de depósito.

11. Governança de dados no ambiente portuário

A administração de um complexo portuário envolve grande diversidade documental. A APS mantém informações relacionadas à gestão da infraestrutura, contratos, arrendamentos, projetos, segurança, operações administrativas, empregados, usuários, fornecedores e pessoas que interagem com os sistemas e instalações portuárias.

Por essa razão, pedidos de acesso podem alcançar documentos que reúnem simultaneamente informações de interesse público e dados pessoais.

Nesses casos, os princípios da finalidade, adequação, necessidade, segurança e prevenção previstos na LGPD devem ser considerados em conjunto com as regras de transparência.

Esse mecanismo permite conciliar a transparência administrativa com a proteção da privacidade e dos direitos fundamentais das pessoas cujos dados estejam sob custódia da Administração.

12. Informações pessoais e restrição de acesso

O artigo 31 da Lei de Acesso à Informação estabelece proteção específica às informações pessoais relacionadas à intimidade, vida privada, honra e imagem.

Essas informações podem ter acesso restrito, independentemente de classificação formal de sigilo, pelo prazo máximo previsto na legislação, ressalvadas as hipóteses de acesso autorizadas pela própria lei.

Isso não significa que todo dado relacionado a uma pessoa física deva ser automaticamente ocultado. A análise deve considerar a natureza da informação, o contexto, a legislação aplicável e eventual interesse público relacionado à divulgação.

A própria orientação federal sobre harmonização entre LAI e LGPD reforça a necessidade de evitar restrições excessivas e de privilegiar, quando possível, soluções que permitam a divulgação da informação pública com proteção dos dados efetivamente restritos.

13. Papel da Autoridade Nacional de Proteção de Dados

A Autoridade Nacional de Proteção de Dados exerce funções regulatórias, fiscalizatórias e orientativas relacionadas à LGPD.

Entretanto, a solicitação de dados pessoais mantidos pela APS deve ser inicialmente dirigida à própria Autoridade Portuária, na condição de agente responsável pelo tratamento ou custódia das informações no caso concreto.

Quando o titular não conseguir exercer adequadamente seus direitos perante o controlador, poderá, observados os requisitos aplicáveis, apresentar petição de titular à ANPD.

14. Sistema de recursos da Lei de Acesso à Informação

Se o pedido for negado, parcialmente atendido ou respondido de forma considerada insuficiente pelo requerente, a sistemática federal da LAI prevê instâncias administrativas sucessivas de recurso.

O prazo do cidadão para recorrer é contado a partir da ciência da resposta ou da decisão da instância anterior, conforme o caso.

O recurso deve discutir o atendimento do pedido original. Caso o interessado pretenda obter informação substancialmente diferente daquela inicialmente solicitada, o caminho adequado tende a ser a apresentação de um novo pedido.

15. O que acontece quando a APS não responde?

A ausência de resposta dentro do prazo legal não deixa o cidadão sem mecanismo de controle. O Decreto nº 7.724/2012 prevê procedimento específico de reclamação por omissão.

16. Atendimento prioritário

O atendimento ao usuário dos serviços públicos deve observar os princípios previstos na Lei nº 13.460/2017, entre eles urbanidade, respeito, acessibilidade, cortesia, presunção da boa-fé, igualdade, eficiência, segurança e ética.

A Lei nº 10.048/2000, com as alterações posteriores, assegura atendimento prioritário a determinados grupos.

• pessoas com deficiência;
• pessoas com transtorno do espectro autista — TEA;
• pessoas com idade igual ou superior a 60 anos;
• gestantes;
• lactantes;
• pessoas acompanhadas por crianças de colo;
• pessoas com obesidade;
• pessoas com mobilidade reduzida;
• doadores de sangue, nas condições previstas em lei.

Os acompanhantes ou atendentes pessoais das pessoas abrangidas pela prioridade também devem receber atendimento conjunto e acessório ao titular, nos termos legais.

Para doadores de sangue, a legislação prevê apresentação de comprovante de doação com validade de 120 dias, sendo essa prioridade exercida após os demais beneficiários previstos na lei.

17. Checklist antes de protocolar um pedido

• Defina exatamente qual informação ou documento deseja obter.
• Informe período, número de processo, contrato ou outro identificador, quando conhecido.
• Evite pedidos excessivamente genéricos.
• Não é necessário justificar o motivo de um pedido de informação pública.
• Utilize preferencialmente a plataforma eletrônica oficial para facilitar o acompanhamento.
• Guarde o número do protocolo.
• Se o pedido envolver seus próprios dados pessoais, verifique o formulário específico disponibilizado pela APS.
• Providencie comprovação de identidade quando necessária para acesso a informações pessoais.
• Se atuar por representação, providencie documento que demonstre os poderes do representante.
• Confira a resposta e os documentos disponibilizados.
• Em caso de negativa, verifique a fundamentação legal apresentada.
• Observe o prazo de 10 dias para eventual recurso na sistemática da LAI.

18. Pontos críticos na prática

19. Considerações finais

O serviço de acesso a documentos e informações da Autoridade Portuária de Santos integra o sistema de transparência pública do Poder Executivo Federal e permite que cidadãos, empresas, pesquisadores, profissionais e demais interessados solicitem informações custodiadas pela administração portuária.

A digitalização do procedimento, associada às plataformas federais de transparência e ouvidoria, amplia a rastreabilidade das solicitações e permite acompanhar respostas, prazos e recursos administrativos.

Ao mesmo tempo, a expansão da governança digital exige compatibilização entre publicidade administrativa e proteção de dados pessoais. A LAI não elimina a privacidade, assim como a LGPD não estabelece sigilo indiscriminado sobre documentos públicos.

O tratamento juridicamente adequado depende da identificação da natureza de cada informação, da existência de eventual restrição legal e da possibilidade de disponibilização parcial do documento mediante anonimização, ocultação ou tarjamento dos elementos protegidos.

Para empresas e profissionais que necessitam obter documentos da APS para instruir processos administrativos, auditorias, contratos, regularizações ou análises jurídicas, a adequada delimitação do pedido e o acompanhamento dos prazos podem reduzir exigências e tornar o procedimento mais eficiente.