SICAF em 30 minutos: documentos e checagens para licitar
O que é o SICAF?
O Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores (SICAF) é um serviço eletrônico gerenciado pelo Ministério da Gestão que registra fornecedores interessados em contratar com a Administração Pública. O próprio Portal Gov.br informa que o SICAF “realiza cadastro de fornecedores possibilitando a interação junto ao Governo para participação em licitações públicas e formalizações de contratos”. A Instrução Normativa 3/2018, responsável pelo funcionamento do SICAF, explica que o sistema constitui o registro cadastral do Poder Executivo Federal. Nele se concentram dados sobre habilitação jurídica, regularidade fiscal, qualificação econômica-financeira e possíveis avaliações aplicadas aos fornecedores.
Essa base unificada substitui cadastros dispersos mantidos por órgãos públicos antes da digitalização. O SICAF funciona como um “grande banco de dados onde o governo consulta a situação de regularidade dos fornecedores”, permitindo que a empresa apresente documentos uma única vez e participe de licitações em todo o País.
Níveis de credenciamento
A Instrução Normativa 3/2018 estabelece que o cadastro no SICAF é organizado em seis níveis. A tabela abaixo resume os níveis e a especificidade de cada um:
| Nível | Finalidade (resumida) | Exemplos de documentos/ações |
|---|---|---|
| Nível I – Credenciamento | Cadastro básico que identifica a empresa e permite a participação em preços eletrônicos e dispensas eletrônicas. |
Dados da empresa (razão social, CNPJ, endereço), dados dos sócios e administradores e declaração de atendimento aos requisitos. |
| Nível II – Habilitação jurídica | Comprova a existência legal da empresa. |
Contrato social ou outro ato constitutivo registrado, documentos de identidade dos sócios e prova de inscrição no CNPJ. |
| Nível III – Regularidade fiscal e trabalhista (federal) | Verifique a quitação com a Receita Federal, FGTS e Justiça do Trabalho. |
Certidão Conjunta de Débitos relativa a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União, Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) e Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT). |
| Nível IV – Regularidade fiscal estadual, distrital e municipal | Confirma a situação fiscal da empresa junto aos impostos estaduais e municipais. |
Inscrição estadual e municipal, comprovantes de regularidade com a Fazenda estadual e municipal |
| Nível V – Qualificação técnica | Exige comprovação da capacidade técnica para executar o objeto de licitação. |
Atestados de capacidade técnica emitidos por pessoas jurídicas, registros em conselhos profissionais (CREA, CAU, CFT, CRF, etc.) e outros documentos de qualificação. |
| Nível VI – Qualificação econômica-financeira | Demonstrar a saúde financeira da empresa. |
Balanço patrimonial e projeções contábeis do último exercício, certidão de inexistência de falência ou recuperação judicial. |
Observação: O SICAF permite que o fornecedor forneça documentos digitais. A Instrução Normativa reforça que os documentos digitalizados têm valor de cópia simples e que a apresentação do original só será oportuna quando houver dúvidas quanto à ocorrência. Também cabe ao fornecedor manter os dados corretos e atualizados.
Principais documentos para ler
A lista de documentos exigidos pode variar de acordo com a natureza jurídica da empresa, mas os principais certificados e comprovantes mencionados no Manual do SICAF e em artigos específicos incluem:
Contrato social ou ato constitutivo registrado: Comprova a constituição legal da empresa e deve ser atualizado sempre que houver alterações.
Cartão do CNPJ e documentos cadastrais: Razão social, CNPJ, endereço, dados dos sócios/administradores e eventuais alterações contratuais.
Certificados de regularidade federal: Certidão Conjunta de Débitos relativa a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União (CND); Certificado de Regularidade do FGTS (CRF); Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT).
Certificados estaduais e municipais: Prova de regularidade junto à Fazenda Estadual e Municipal do domicílio da empresa, bem como inscrição estadual e municipal.
Certificados de qualificação técnica: Atestados de capacidade técnica (ex.: atestado de capacidade emitido por cliente público ou privado) e registro em conselhos de classe quando exigido.
Comprovantes econômicos e financeiros: Balanço patrimonial e projeções contábeis do último exercício, com comprovação de boa situação financeira; certidão negativa de falência ou recuperação judicial.
Embora o SICAF não exija a apresentação desses documentos em todas as licitações, é prudente mantê-los atualizados. A própria página oficial informa que os documentos só precisam ser inseridos no fornecedor para o vencedor da compra, mas o Decreto 10.024/2019 permite que o pregoeiro dispense a exigência quando os certificados forem válidos no SICAF.
Vantagens do cadastro centralizado
Redução da burocracia: Em vez de enviar documentos a cada processo licitatório, o fornecedor cadastra e atualiza todos os certificados em um único sistema. Artigos importantes destacam que o SICAF centraliza a documentação, economizando tempo e recursos.
Transparência e controle: O sistema permite que órgãos públicos consultem a regularidade fiscal, trabalhista e jurídica do fornecedor, promovendo maior segurança nas contratações.
Ampliação do escopo: Com o cadastro nacional, as empresas podem participar de licitações em qualquer estado ou município, mesmo sem presença física local.
Validade anual com atualização automática: O cadastro no SICAF tem validade de um ano; algumas certificações são atualizadas automaticamente pelo sistema, facilitando a manutenção.
Dicas práticas
Mantenha seus certificados sempre válidos: Alguns documentos possuem validade curta (mensal ou trimestral). Os especialistas recomendam verificar periodicamente os prazos de validade e providenciar as renovações com antecedência. O próprio SICAF emite alertas de pendência quando há certificações vencidas.
Atualizar dados cadastrais e societários: Caso haja alteração nos sócios ou no contrato social, atualize o cadastro imediatamente para evitar inabilitação.
Acompanhe a exigência do edital: Mesmo com o cadastro atualizado, as licitações específicas podem exigir documentos complementares. Consulte sempre o edital e, se necessário, incluindo atestados de qualificação técnica ou balanços adicionais.
Conclusão
O cadastro no SICAF 100% digital é o primeiro passo para quem pretende vender bens ou prestar serviços ao Governo em 2025. Seguindo o passo-a-passo de credenciamento, reunindo os documentos essenciais e mantendo a regularidade fiscal e trabalhista, sua empresa estará apta a disputar licitações em todo o país. A centralização de informações no SICAF reduz a burocracia, garante transparência e amplia o alcance das oportunidades. Cuide do seu cadastro e mantenha seus certificados atualizados para não ter imprevistos na habilitação.
👉 Com o SICAF atualizado, sua empresa pode disputar licitações sem dor de cabeça.