1) Descrição oficial do CNAE

CNAE 8219-9/99 – Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo não especificados anteriormente: compreende serviços de preparação e organização de documentos, incluindo digitalização, transcrição, redação de textos e resumos, preenchimento de formulários, apoio à secretaria, registro e cadastro de usuários (exceto certificação digital), bem como atividades auxiliares como despacho de correspondências e materiais publicitários.

2) Hierarquia (contexto dentro do CNAE)

3) Atividades que esse CNAE compreende

Exemplos práticos de operações que normalmente se encaixam no CNAE 8219-9/99:

4) Atividades que normalmente NÃO se encaixam aqui

• Serviços contábeis (CNAE próprio e atividade regulamentada).
• Serviços advocatícios (atividade privativa da OAB).
• Despachante documental (possui subclasse específica).
• Consultoria empresarial estruturada (quando caracterizar atividade técnica própria).
• Atividades privativas de conselho profissional (engenharia, medicina, arquitetura, contabilidade, etc.).

5) Inscrição Estadual – esse CNAE gera?

Via de regra, NÃO. Trata-se de prestação de serviço (sem circulação de mercadoria), com foco em ISS (tributo municipal). Portanto, normalmente não há exigência de Inscrição Estadual.

6) Tributação – visão geral

Simples Nacional

• Em regra, é um CNAE permitido no Simples Nacional (quando não houver impeditivos legais).
• A tributação será determinada pelo Anexo III, não sujeito ao Fator R.
• A alíquota efetiva dependerá da receita bruta acumulada e da folha de pagamento.

⚠ Reforma Tributária: com a implementação do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), o Simples Nacional continuará existindo, porém passará a conviver com o novo modelo de IVA dual. Empresas optantes poderão gerar crédito limitado aos adquirentes, impactando operações B2B.

Lucro Presumido / Lucro Real

• Incidência de ISS (municipal) sobre a prestação de serviços.
• Tributos federais (IRPJ, CSLL, PIS e COFINS) conforme regime escolhido.
• Em regra, não há ICMS, pois não há circulação de mercadorias.

⚠ Transição tributária (2026–2033): o ISS e o ICMS serão gradualmente substituídos pelo IBS, enquanto PIS e COFINS darão lugar à CBS. A não cumulatividade ampla e o sistema de créditos poderão influenciar a escolha do regime tributário.

Pode ser MEI?

O CNAE 8219-9/99 – Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo pode ser permitido no MEI, desde que esteja listado na relação oficial vigente de atividades autorizadas.

A lista de atividades permitidas ao MEI pode sofrer alterações ao longo do tempo. Portanto, recomenda-se sempre consultar a relação atualizada no portal oficial do Governo: “digitador(a) independente”

🔎 Consultar atividades permitidas para MEI

7) ISS x ICMS + Código de Serviço (Município de São Paulo)

Para o CNAE 8219-9/99 – Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo, o tributo principal é o ISS (Imposto Sobre Serviços), por se tratar de prestação de serviços administrativos.

O ICMS normalmente não se aplica, pois não há circulação de mercadorias.

Município de São Paulo – Código de Serviço

Para empresas estabelecidas no Município de São Paulo, o enquadramento do ISS deve observar a Lista de Serviços da Lei 13.701/2003.

Em regra, o CNAE 8219-9/99 pode remeter aos seguintes itens da lista, conforme a atividade efetivamente exercida:

Sociedade Uniprofissional (SUP) – Atenção

O CNAE 8219-9/99, por se tratar de atividade administrativa de apoio, não se enquadra como Sociedade Uniprofissional (SUP) no Município de São Paulo.

O regime de Sociedade Uniprofissional (SUP) é aplicável apenas a sociedades formadas por profissionais regulamentados que prestem serviços de natureza intelectual, pessoal e direta, como médicos, advogados, engenheiros, contadores, entre outros.

O código de serviço impacta diretamente na alíquota do ISS, nas obrigações acessórias e na forma de emissão da NFS-e.

8) Taxas municipais

Alguns municípios cobram taxas anuais de fiscalização, conforme: atividade, endereço, porte e/ou metragem.

Município de São Paulo

Para o CNAE 8219-9/99 – Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo, as principais taxas municipais normalmente envolvidas são:

• TFE – Taxa de Fiscalização de Estabelecimentos (cobrança anual).
• TRSS – Taxa de Resíduos Sólidos de Serviços de Saúde (aplica-se apenas se houver geração de resíduos enquadrados como RSS – em regra, não se aplica a atividades meramente administrativas).
• TFA – Taxa de Fiscalização de Anúncios – extinta no Município de São Paulo (substituída por regras específicas de licenciamento e fiscalização de anúncios).

Outros Municípios

Fora do Município de São Paulo, podem existir outras taxas, como:

• Taxa de Fiscalização de Funcionamento (nome pode variar).
• Taxa de Publicidade / Anúncio (caso haja fachada, placa, letreiro ou painel).
• Taxa de Licença de Funcionamento ou renovação anual.

9) Licenças e exigências mais comuns

10) Conselho profissional – precisa?

A resposta curta é: não, em regra não exige conselho profissional.

O CNAE 8219-9/99 – Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo refere-se a atividades operacionais como digitação, transcrição, preenchimento de formulários, apoio à secretaria e organização documental. Essas funções não são profissões regulamentadas e, portanto, normalmente não exigem registro em conselho para abertura ou funcionamento da empresa.

⚠ Pontos de atenção

1) Atividade real exercida: o CNAE por si só não determina a obrigatoriedade de registro. Se a empresa passar a exercer atividades técnicas específicas, como consultoria administrativa estruturada, assessoria contábil, despachante documental ou serviços jurídicos, poderá haver exigência de registro no respectivo conselho.

2) Fiscalização do CRA: o Conselho Regional de Administração pode questionar empresas cujo objeto social utilize termos como “gestão empresarial”, “administração de empresas” ou “consultoria estratégica”. Quanto mais intelectual e estratégica for a atuação, maior a possibilidade de exigência.

✔ Vantagens de não exigir conselho

• Ausência de anuidade para empresa e responsável técnico.
• Menor nível de fiscalização específica.
• Redução de custos operacionais.

✔ Quando pode ser interessante possuir registro

• Participação em licitações públicas.
• Exigência contratual de grandes empresas.
• Atuação em atividades que envolvam responsabilidade técnica formal.

11) Benefícios, incentivos e “pegadinhas” do CNAE

• É um CNAE classificado como atividade de apoio administrativo especializado, normalmente com baixo risco regulatório e reduzida exigência de licenças específicas.
• No Simples Nacional, costuma enquadrar-se no Anexo III ou Anexo V, dependendo do Fator R (relação entre folha de pagamento e receita bruta). Esse é o principal ponto de atenção tributária.
• Em regra, não exige Inscrição Estadual, por se tratar de prestação de serviço sujeita ao ISS (tributo municipal).
• Pode ser utilizado por empresas que prestam serviços como: digitação, transcrição, preenchimento de formulários, organização documental, secretaria remota e apoio administrativo especializado.
• Em alguns municípios, pode haver isenção ou redução de taxa de fiscalização para ME ou EPP, conforme legislação local.
• ⚠ Pegadinha comum: utilizar este CNAE para exercer atividades que possuem código específico ou que exigem conselho profissional, como serviços contábeis, advocatícios, despachante documental, certificação digital ou consultoria estratégica. O município pode reenquadrar a atividade conforme o serviço efetivamente prestado.
• ⚠ Atenção ao código de serviço municipal (ISS) utilizado na NFS-e. Erros no enquadramento podem gerar cobrança indevida de ISS, retenções inesperadas ou questionamentos fiscais.
• ⚠ Cuidado com a descrição do objeto social. Termos muito amplos como “gestão empresarial” ou “administração de empresas” podem gerar questionamento do CRA ou reenquadramento da atividade.

12) Mapa de risco regulatório (visão rápida)

13) Sindicato – precisa?

Para o CNAE 8219-9/99 – Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo, não é necessário sindicato para abrir a empresa. Contudo, havendo contratação de empregados, haverá enquadramento sindical obrigatório, conforme a atividade econômica da empresa e a função exercida pelos colaboradores.

🏢 Sindicato Patronal (empresa)

A empresa será enquadrada no sindicato da categoria econômica correspondente a serviços administrativos, apoio documental ou serviços empresariais, conforme o município e a base territorial.

• Define a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) aplicável.
• Estabelece piso salarial da categoria.
• Regulamenta jornada, banco de horas e adicionais.
• Pode prever contribuições assistenciais ou negociais.

👩‍💼 Sindicato dos Empregados

Os empregados (digitador, auxiliar administrativo, assistente de secretaria, operador de atendimento, transcritor, auxiliar de escritório etc.) serão vinculados ao sindicato profissional correspondente à função exercida.

• Piso salarial obrigatório da categoria.
• Regras sobre horas extras e controle de jornada.
• Benefícios previstos em CCT (vale-refeição, assistência médica, etc.).
• Data-base e reajuste salarial anual.

📌 Mesmo empresas optantes pelo Simples Nacional devem cumprir integralmente as normas previstas na Convenção Coletiva aplicável.

14) Natureza Jurídica e Registro da Empresa

Para constituição de empresa com o CNAE 8219-9/99 – Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo, é fundamental definir previamente o tipo societário adequado à atividade que será desenvolvida, observando as legislações vigentes.

A escolha da natureza jurídica impacta diretamente:

• Forma de responsabilidade dos sócios;
• Estrutura de administração;
• Modelo de contrato social ou estatuto;
• Órgão competente para registro;
• Enquadramento tributário.

O ato constitutivo (Contrato Social ou Estatuto) somente produzirá efeitos após o devido registro no órgão competente, conforme previsão legal no Código Civil (Lei 10.406/2002, art. 1.150), Lei nº 5.764/1971 e Lei nº 8.906/1994, quando aplicável.

Para o CNAE informado, as naturezas jurídicas mais comuns são: