Visão geral do serviço de divulgação

A disponibilização pública de serviços de comunicação em instituições federais de ensino superior contribui para a transparência, a democratização do acesso às ações acadêmicas e a prestação de contas à sociedade. Na Universidade Federal do Recôncavo da Bahia, o serviço de divulgação funciona como uma ponte entre a produção científica, acadêmica, extensionista e cultural da instituição e seus diferentes públicos.

O serviço é apresentado no Portal Gov.br como “Solicitar Divulgação — UFRB”. Nos canais da própria universidade, também aparecem as denominações “Sugerir Pauta” e “Sugerir Notícia”. Sua finalidade é receber informações sobre pesquisas, eventos, cursos e outras atividades relacionadas à UFRB, permitindo que jornalistas avaliem, revisem e encaminhem o conteúdo aos meios considerados adequados.

A divulgação pode ocorrer no Portal UFRB, em sites institucionais, nas redes sociais, na TV UFRB, na Rádio Educativa UFRB FM 87.1 ou por meio de releases encaminhados à imprensa. A escolha dos canais, entretanto, depende da natureza da pauta, da disponibilidade operacional e da decisão editorial da unidade de comunicação.

Arquitetura institucional e base normativa

A documentação institucional consultada atribui à Assessoria de Comunicação — identificada pela sigla ASCOM — o apoio e assessoramento à Reitoria nas áreas de imprensa, publicidade e propaganda, relações públicas, internet, produção audiovisual e comunicação institucional. Em páginas mais recentes, o portal também utiliza a denominação Superintendência de Comunicação, mas o serviço e seus documentos continuam fazendo referência à ASCOM.

A unidade é responsável pela política de comunicação e pela coordenação da divulgação de assuntos da universidade para a comunidade acadêmica e para veículos locais, regionais e nacionais. Entre seus produtos e canais estão o Portal UFRB, os sites institucionais, as redes sociais, a TV UFRB, os releases e o Clipping Eletrônico.

Quem pode utilizar?

Há uma diferença de redação entre os canais oficiais. O Portal Gov.br informa que o serviço pode ser utilizado por qualquer pessoa, incluindo a sociedade em geral e o público interno. A página interna “Sugerir Notícia”, por sua vez, destaca estudantes, professores e técnicos-administrativos.

Na prática, a comunidade acadêmica constitui o público principal. Colaboradores, instituições parceiras e assessorias externas também podem sugerir conteúdos, mas a publicação dependerá da relação da pauta com a UFRB ou de seu interesse para o público universitário. Conteúdos externos eventualmente aceitos podem ser classificados na editoria “Externas”.

Fluxo operacional da solicitação

1. Verificar se o pedido manual é necessário.
   Antes de preencher o formulário, confirme se o curso ou evento já está registrado no SIGAA. A página oficial informa que eventos e cursos registrados nesse sistema são divulgados automaticamente no Portal e nas redes sociais.
2. Preencher o formulário eletrônico.
   O solicitante deve informar seus dados de contato, o conteúdo da pauta, datas, horários, local, público-alvo, links e demais elementos necessários à avaliação.
3. Enviar os arquivos complementares.
   Imagens, documentos e outros materiais devem respeitar os formatos e limites técnicos exibidos no formulário e as orientações da Linha Editorial.
4. Aguardar a triagem jornalística.
   A equipe analisa o interesse institucional, o valor-notícia, a adequação às editorias do Portal, a disponibilidade de informações e o cumprimento das diretrizes técnicas.
5. Acompanhar a solicitação.
   O andamento pode ser comunicado por e-mail ou telefone. A UFRB também disponibiliza consulta mediante o número de protocolo gerado no envio.
6. Aguardar a decisão editorial.
   A proposta poderá ser publicada, editada, transformada em conteúdo jornalístico, encaminhada como release ou recusada.

Informações exigidas no formulário

O formulário oficial solicita dados suficientes para identificar o responsável pela pauta, compreender o fato a ser divulgado e permitir eventual checagem jornalística. Os campos exibidos incluem:

A página interna do serviço informa que solicitações com dados de contato ausentes ou incorretos não são aceitas. Informações insuficientes também podem atrasar o início do trabalho. Por isso, o resumo deve responder, no mínimo, às perguntas: quem, o quê, quando, onde e por quê.

Formatação e envio de anexos

O formulário eletrônico aceita múltiplos arquivos, com limite total indicado de 10 MB. Na versão consultada, aparecem como permitidas as extensões:

• Imagens: JPG, PNG e GIF;
• Arquivos compactados: ZIP e RAR;
• Documentos e textos: DOC, DOCX, PDF e TXT;
• Planilhas: XLS.

Além das extensões aceitas pelo sistema, a Linha Editorial estabelece padrões específicos para materiais destinados ao Portal: documentos anexos devem ser enviados preferencialmente em PDF; fotografias devem estar em JPG, com resolução mínima de 1024 × 768 pixels e indicação de autoria.

Arquivos ilegíveis, corrompidos, sem autoria, fora do limite de tamanho ou em formato incompatível podem impedir o processamento adequado da pauta. Materiais produzidos por terceiros devem ter suas fontes corretamente identificadas.

Integração com PROEXT, SIGAA e SIGASCOM

Registro na PROEXT

O formulário contém um campo destinado ao número de registro da atividade na Pró-Reitoria de Extensão. A própria página explica que a PROEXT é responsável pela certificação institucional das atividades de extensão e orienta o registro de cursos, eventos, prestações de serviços e projetos promovidos pela universidade.

Isso não significa que toda e qualquer pauta jornalística dependa de registro na PROEXT. O número é especialmente relevante quando a solicitação envolve uma atividade extensionista sujeita a registro e emissão de certificados. Pesquisas, atos de gestão, concursos, resultados científicos e outras pautas devem observar o fluxo administrativo correspondente à sua natureza.

Divulgação automática pelo SIGAA

A página “Sugerir Pauta” informa que eventos e cursos registrados no SIGAA já são divulgados automaticamente no Portal e nas redes sociais da UFRB. Nesses casos, não é necessário solicitar novamente a divulgação pelo formulário.

O aviso deve ser interpretado dentro do alcance informado pela própria universidade: a automação se refere a eventos e cursos cadastrados. Uma pauta jornalística mais ampla, como reportagem sobre resultados de pesquisa, entrevista, matéria especial ou envio de release à imprensa, pode exigir solicitação específica.

Registro interno no SIGASCOM

A Linha Editorial determina que as solicitações encaminhadas à comunicação sejam registradas no SIGASCOM, sistema de gerenciamento de produtos e serviços utilizado pelos profissionais da unidade. Para o solicitante, o ponto de entrada continua sendo o formulário eletrônico da UFRB.

Prazos, divergências e contingências

Os canais oficiais apresentam prazos diferentes. O Portal Gov.br indica até 10 dias úteis para a prestação do serviço e classifica o recebimento da solicitação como imediato. Já o Guia de Produtos e Serviços, a Linha Editorial e a página interna “Sugerir Notícia” informam prazo de atendimento de até 20 dias após a solicitação.

A diferença pode decorrer da atualização independente dos canais e da distinção entre recebimento, triagem e conclusão editorial. Para evitar prejuízo, o solicitante deve adotar o prazo mais conservador e enviar a pauta com antecedência.

Greves e outras contingências

O formulário consultado exibia aviso de que, durante greve de servidores técnicos-administrativos, as solicitações seriam atendidas conforme a disponibilidade da equipe. Nessas situações, o tempo de resposta pode superar o habitual e alguns atendimentos podem ficar temporariamente suspensos.

Cobertura fotográfica, produção audiovisual e transmissão ao vivo são produtos distintos da simples divulgação e dependem de equipe, equipamentos, agenda e solicitação própria. Portanto, o envio de uma sugestão de pauta não garante automaticamente esses serviços.

Canais de atendimento e indisponibilidade do sistema

Quando o sistema informatizado estiver indisponível, o Portal Gov.br orienta o contato com a unidade de comunicação da UFRB:

Governança editorial e critérios de publicação

A Linha Editorial do Portal UFRB define que os conteúdos devem expressar os objetivos institucionais da universidade e dialogar com seus diferentes públicos. A organização temática abrange:

• Administração;
• Central do Aluno;
• Cursos e Eventos;
• Cultura e Extensão;
• Pesquisa Acadêmica;
• Concursos e Seleções;
• Ensino;
• Externas.

As pautas são avaliadas conforme critérios jornalísticos, objetivos institucionais e interesse do público-alvo. A prioridade operacional segue, em regra, esta ordem: conteúdo institucional solicitado pelo Gabinete da Reitoria, demandas da Administração Central e solicitações de interesse geral por ordem de recebimento.

Conteúdos que podem não ser aprovados

Entre as hipóteses relacionadas na Linha Editorial estão sugestões que:

• não respeitem os princípios institucionais da UFRB;
• tenham caráter exclusivamente promocional, pessoal ou profissional;
• não contem com participação ou organização da UFRB, salvo tema externo considerado relevante;
• reproduzam materiais de terceiros sem indicação das fontes;
• não forneçam contato para checagem;
• não apresentem informações mínimas sobre o fato;
• sejam enviadas sem antecedência suficiente;
• violem a legislação ou contenham conteúdo ofensivo, discriminatório ou difamatório;
• configurem propaganda comercial ou campanha publicitária externa;
• sejam destinadas a público muito restrito, para o qual e-mail ou canal interno seja mais adequado;
• tratem de determinados atos acadêmicos individuais que, pelo grande volume, não sejam considerados pauta institucional.

Edição e permanência do conteúdo

Todos os textos passam por revisão jornalística. A equipe pode editar título e conteúdo sem alterar o sentido original da sugestão. O material produzido não precisa ser previamente encaminhado ao solicitante para aprovação.

A documentação também prevê que conteúdos baseados em sugestões podem ser retirados do ar quando a equipe julgar necessário. Não havendo conflito com a Linha Editorial, o conteúdo poderá permanecer publicado por tempo indeterminado.

Linguagem institucional

O padrão editorial prioriza linguagem simples, direta e compreensível por diferentes públicos. Recomenda-se evitar textos excessivamente rebuscados, jargões acadêmicos sem explicação e estrangeirismos desnecessários.

Releases, imprensa e monitoramento de resultados

Quando uma pauta apresenta relevância para além dos canais internos, a unidade de comunicação pode convertê-la em release e encaminhá-la a veículos ou profissionais cadastrados. O release busca estimular a cobertura espontânea da imprensa, mas não obriga jornais, rádios, emissoras, portais ou outros veículos a publicar o conteúdo.

As sugestões destinadas à imprensa devem apresentar informações detalhadas e contatos de fontes disponíveis para entrevistas. O Guia orienta que qualquer relacionamento institucional com profissionais da imprensa seja comunicado e intermediado pela ASCOM.

A UFRB também mantém um serviço de Clipping Eletrônico, que reúne notícias publicadas por veículos online e permite acompanhar menções à instituição. Esse monitoramento ajuda a avaliar o alcance e o impacto da imagem institucional, embora não represente necessariamente uma medição completa de todas as aparições em mídia.

Responsabilidades do solicitante

O solicitante deve fornecer informações corretas, completas e verificáveis, identificar a autoria de fotografias e indicar as fontes de materiais produzidos por terceiros. Também deve possuir autorização ou base adequada para encaminhar imagens, documentos e dados pessoais utilizados na pauta.

A documentação da UFRB atribui ao requerente responsabilidade pela origem, autenticidade e veracidade das informações fornecidas. Isso não elimina a revisão jornalística da universidade, mas reforça que o formulário não deve ser utilizado para encaminhar conteúdo sem comprovação, material protegido sem autorização ou informações ofensivas.

Nos fluxos próprios dos Centros de Ensino podem existir exigências adicionais. O CFP, por exemplo, solicita texto sucinto, imagem em JPG ou PNG, link de inscrição quando aplicável e indicação dos canais pretendidos. Como regras locais podem ser atualizadas, o interessado deve consultar a página da unidade responsável antes de enviar o material.

Como aumentar a eficiência da solicitação

Considerações finais

O serviço de solicitação de divulgação da UFRB organiza a entrada de pautas e ajuda a alinhar as ações de comunicação aos objetivos de ensino, pesquisa, extensão e gestão universitária. Seu funcionamento combina formulário eletrônico, registro interno, análise jornalística, definição dos canais e acompanhamento por protocolo ou pelos contatos informados.

A existência de divulgação automática para cursos e eventos registrados no SIGAA reduz retrabalho, mas não substitui solicitações específicas de reportagem, release, cobertura presencial, produção audiovisual ou transmissão. Da mesma forma, o campo de registro da PROEXT deve ser observado conforme a natureza da atividade, especialmente quando houver extensão universitária e certificação.

Diante da divergência entre o prazo de 10 dias úteis informado no Gov.br e o limite interno de até 20 dias, a conduta mais segura é planejar a comunicação com pelo menos três semanas de antecedência. Uma pauta clara, completa, acompanhada de bons arquivos e alinhada à Linha Editorial tem maior possibilidade de ser processada sem atrasos e alcançar os canais mais adequados.