O Sistema de Certidões Correcionais da Controladoria-Geral da União

1. Enquadramento normativo e evolução histórico-digital

A emissão de certidões no âmbito correcional do Poder Executivo Federal passou por relevante processo de digitalização e desburocratização. Antes da implantação da solução integrada, a busca de informações sobre sanções e restrições podia exigir solicitações dirigidas às unidades responsáveis, consultas a bases distintas e outros fluxos administrativos.

A fragmentação de informações gerava maior carga administrativa para órgãos públicos, empresas e cidadãos e dificultava a realização de verificações rápidas destinadas a contratações públicas, nomeações, controle social e outros procedimentos de integridade.

A Portaria SE/CGU nº 2.105, de 9 de setembro de 2020 passou a disciplinar a forma e o procedimento de expedição de certidões no âmbito da Controladoria-Geral da União.

A partir desse processo foi desenvolvido o Sistema Eletrônico de Certidões da CGU, que centraliza consultas a bases correcionais e cadastros restritivos e permite a emissão eletrônica de certidões negativas quando atendidos os critérios estabelecidos.

A transformação digital ocorreu em paralelo ao aperfeiçoamento da gestão das informações correcionais no Poder Executivo Federal. Nesse contexto, a Portaria CGU nº 2.463, de 19 de outubro de 2020 estabeleceu a obrigatoriedade do uso do sistema ePAD para o gerenciamento das informações correcionais no âmbito abrangido pelo ato normativo.

2. Tipos de certidão correcional

O Sistema de Certidões diferencia a consulta conforme a natureza do interessado. Há uma modalidade voltada a agentes públicos e outra direcionada a entes privados.

2.1 Certidão de agentes públicos

Para pessoas físicas, a publicidade dos processos correcionais encontra limites específicos. Procedimentos acusatórios em curso podem estar protegidos contra divulgação a terceiros em razão de sigilo, proteção de dados pessoais ou outras hipóteses legais de restrição de acesso.

Por essa razão, a existência de determinado procedimento pode impedir a geração automática de uma certidão negativa sem que o sistema revele a terceiros informações que não possam ser legalmente divulgadas.

O próprio interessado poderá, conforme o caso e observadas as regras de acesso aplicáveis, solicitar informações à unidade responsável pelo procedimento ou utilizar os canais oficiais disponibilizados pela CGU.

2.2 Certidão de entes privados

A modalidade destinada a pessoas jurídicas realiza consulta simultânea a bases correcionais e cadastros restritivos. Segundo a documentação técnica da CGU, a certidão negativa automática somente é emitida quando não é identificado registro impeditivo nas bases consultadas.

Havendo apontamento, o sistema pode indicar qual base contém o registro que inviabilizou a certidão. Em relação a CEIS, CNEP e CEPIM, podem ser disponibilizadas referências para consulta dos respectivos registros.

3. Arquitetura integrada dos sistemas e registros correcionais

A utilidade do Sistema de Certidões decorre principalmente da possibilidade de consulta coordenada a diferentes repositórios de informação.

3.1 Sistemas correcionais de processamento

3.2 Cadastros restritivos nacionais

CEIS — Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas

O CEIS apresenta registros de empresas e pessoas físicas submetidas a sanções que impliquem restrição à participação em licitações ou à celebração de contratos com a Administração Pública, conforme o alcance jurídico de cada penalidade.

Trata-se de importante fonte de referência para gestores públicos e para organizações privadas que realizam verificações de integridade de fornecedores e parceiros.

CNEP — Cadastro Nacional de Empresas Punidas

O CNEP reúne informações sobre sanções aplicadas a pessoas jurídicas, especialmente aquelas relacionadas à responsabilização prevista na legislação anticorrupção.

Entre as consequências previstas na Lei nº 12.846/2013 encontram-se sanções administrativas como multa e publicação extraordinária da decisão condenatória, observadas as circunstâncias e procedimentos legais de cada caso.

CEPIM — Cadastro de Entidades Privadas sem Fins Lucrativos Impedidas

O CEPIM reúne informações relativas a entidades privadas sem fins lucrativos submetidas a impedimentos relacionados à celebração de novos instrumentos com a Administração Pública Federal em razão de situações registradas no cadastro.

4. Como emitir a certidão correcional

A consulta pode ser realizada eletronicamente pelo Sistema de Certidões da CGU .

5. Resultado positivo, registro impeditivo e relatório de consulta

A lógica do sistema é diferente de uma simples pesquisa nominal em um único cadastro.

Para a emissão automática de certidão negativa, as bases consultadas precisam retornar situação compatível com a emissão. Se ao menos uma delas identificar circunstância impeditiva, a certidão negativa automática poderá não ser disponibilizada.

Nessa hipótese, o sistema pode informar a base que originou o impedimento à emissão e, nos cadastros públicos como CEIS, CNEP e CEPIM, disponibilizar referências que permitam verificar o registro correspondente.

6. Validade e autenticidade da certidão

A Portaria SE/CGU nº 2.105/2020 estabelece que a validade das certidões não poderá exceder 30 dias.

O prazo relativamente curto é coerente com a natureza dinâmica das bases correcionais. Novos registros, alterações de efeitos, decisões administrativas ou judiciais e encerramento de penalidades podem modificar rapidamente a situação consultada.

Validação do documento

O documento eletrônico possui mecanismo de controle que possibilita a verificação de sua autenticidade no próprio Sistema de Certidões. Sempre que uma certidão for utilizada para processo de contratação, compliance ou análise cadastral, é recomendável verificar sua autenticidade diretamente no portal oficial.

• Confira CPF ou CNPJ indicado no documento.
• Confira a data da emissão.
• Verifique se a certidão ainda está dentro do período de validade.
• Utilize o mecanismo oficial de validação disponibilizado pela CGU.
• Não considere como suficiente uma cópia alterada ou sem possibilidade de conferência.

7. Indisponibilidade do sistema e pedido via Fala.BR

Caso haja dificuldade técnica na utilização do Sistema de Certidões, o catálogo oficial do serviço indica canais de atendimento vinculados à Secretaria-Executiva da CGU.

Quando a informação não puder ser obtida automaticamente

Nos casos em que a certidão ou informação pretendida não estiver disponível diretamente pelo Sistema de Certidões, o serviço oficial orienta a apresentação de pedido de acesso à informação por meio da Plataforma Fala.BR .

Quando a solicitação envolver informações pessoais do próprio requerente, poderá ser exigida autenticação por meio da conta Gov.br para assegurar a identificação adequada do titular.

Pela Lei nº 12.527/2011, o prazo geral aplicável ao pedido de acesso, quando não for possível conceder acesso imediato, é de até 20 dias, prorrogável por mais 10 dias mediante justificativa expressa.

Indisponibilidade do Fala.BR

O catálogo oficial informa, como alternativa em caso de indisponibilidade da plataforma, o endereço eletrônico: sic@cgu.gov.br.

8. Controladorias Regionais da União nos Estados

A CGU mantém Controladorias Regionais nos Estados. A relação abaixo foi organizada com base nas informações institucionais disponibilizadas pela própria Controladoria-Geral da União.

9. Importância para compliance e due diligence

A possibilidade de consultar diversas bases em um único ambiente torna a certidão correcional uma ferramenta relevante para programas de integridade e processos de avaliação de terceiros.

Empresas podem incorporar essa consulta a rotinas de Third-Party Risk Management, homologação de fornecedores, contratação de intermediários, distribuidores e parceiros comerciais.

Aplicações práticas

10. Certidão correcional e contratações públicas

Nas contratações públicas, é essencial verificar se o interessado está submetido a sanção que impeça sua participação no procedimento ou sua contratação pela Administração Pública.

O CEIS é uma das principais fontes de referência utilizadas para identificar empresas e pessoas submetidas a sanções que impliquem restrições à participação em licitações ou à celebração de contratos.

A Lei nº 14.133/2021 prevê, entre outras penalidades, o impedimento de licitar e contratar e a declaração de inidoneidade para licitar ou contratar, cujos alcances jurídicos não são idênticos.

Impedimento de licitar e contratar

Em linhas gerais, a sanção prevista na Lei nº 14.133/2021 produz efeitos no âmbito da Administração Pública direta e indireta do ente federativo responsável pela sua aplicação, observados o prazo e os limites do ato sancionador.

Declaração de inidoneidade

A declaração de inidoneidade prevista na Lei nº 14.133/2021 possui alcance mais amplo e impede o sancionado de licitar ou contratar no âmbito da Administração Pública direta e indireta dos entes federativos durante o período aplicável.

11. Lei Anticorrupção e responsabilização de empresas

O Sistema CGU-PJ e o CNEP possuem especial importância para a análise de responsabilização administrativa de pessoas jurídicas.

A Lei nº 12.846/2013 — Lei Anticorrupção estabeleceu a responsabilização administrativa e civil objetiva de pessoas jurídicas pela prática de atos lesivos contra a Administração Pública, nacional ou estrangeira.

Por isso, a consulta a bases correcionais pode ser relevante para identificar a necessidade de aprofundamento em operações empresariais, contratação de terceiros e processos de avaliação de integridade.

12. Proteção de dados, publicidade e sigilo

O modelo das certidões correcionais precisa conciliar diferentes valores jurídicos: publicidade administrativa, transparência, proteção da intimidade, proteção de dados pessoais, devido processo legal e interesse público.

Essa conciliação é especialmente relevante para pessoas físicas. Procedimentos disciplinares em andamento podem conter informações cuja divulgação pública indiscriminada não seja juridicamente permitida.

Por outro lado, sanções administrativas e determinados registros relacionados a pessoas jurídicas estão sujeitos a regimes específicos de publicidade, especialmente quando necessários à proteção da Administração Pública e à efetividade das restrições de contratar.

Portanto, o fato de o sistema não emitir determinada certidão automaticamente não autoriza que terceiros concluam, sem análise adicional, pela culpabilidade da pessoa consultada.

13. Pontos críticos para análise de uma certidão

• Verificar se o CPF ou CNPJ consultado está correto.
• Conferir qual modalidade de certidão foi emitida.
• Identificar as bases efetivamente abrangidas pela consulta.
• Conferir a data de emissão e o período de validade.
• Validar eletronicamente a autenticidade do documento.
• Se houver apontamento, identificar exatamente qual cadastro originou o resultado.
• Consultar os efeitos atuais da sanção ou procedimento.
• Verificar eventual decisão judicial ou administrativa suspendendo efeitos.
• Não equiparar processo em andamento a penalidade definitiva.
• Não utilizar isoladamente a certidão como única fonte de due diligence.

14. Uso estratégico no setor privado

A certidão pode ser incorporada a políticas internas de integridade baseadas em risco.

Para fornecedores de baixo risco, uma consulta periódica pode integrar um procedimento simplificado. Já intermediários, representantes, consultores, agentes comerciais e empresas com interação relevante com o Poder Público podem exigir diligências adicionais.

Também é recomendável guardar evidência da data em que a consulta foi realizada, uma vez que a situação pode se alterar posteriormente.

15. Conclusão

O Sistema de Certidões da Controladoria-Geral da União representa uma importante iniciativa de modernização das consultas correcionais no Brasil. A integração de diferentes bases reduz etapas manuais, amplia a capacidade de verificação e facilita o acesso de cidadãos, empresas e gestores públicos a informações essenciais para processos de integridade.

Para agentes públicos, o sistema opera sob limitações próprias de publicidade, sigilo e proteção de dados. Para entes privados, a integração entre ePAD, CGU-PJ, CEIS, CNEP e CEPIM amplia a capacidade de identificação de registros relevantes para contratações e due diligence.

A validade de até 30 dias, a possibilidade de validação eletrônica e a consulta automatizada reforçam a utilidade prática da ferramenta. Entretanto, uma certidão negativa representa a situação identificada nas bases consultadas no momento de sua emissão e não substitui outras verificações exigidas por lei, edital, política de compliance ou análise de risco.

Da mesma forma, um resultado que impeça a emissão automática de certidão negativa deve ser examinado tecnicamente antes de qualquer conclusão jurídica ou empresarial.