A digitalização do processo administrativo federal ganhou estrutura institucional por meio do Processo Eletrônico Nacional – PEN, dentro do qual o Sistema Eletrônico de Informações – SEI se consolidou como uma das principais ferramentas utilizadas pelos órgãos públicos para produção, assinatura, tramitação e gestão de processos administrativos em meio eletrônico.

O marco jurídico central dessa transformação é o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que regulamenta o uso do meio eletrônico na realização de processos administrativos no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional.

O uso de processos eletrônicos busca ampliar a eficiência administrativa, reduzir o emprego de documentos físicos, proporcionar maior rastreabilidade dos atos e facilitar a produção, circulação, consulta e preservação dos documentos. Isso não significa, entretanto, que todos os procedimentos administrativos federais sejam necessariamente realizados em uma única instalação do SEI: diferentes órgãos podem utilizar ambientes, módulos e regras próprias.

O serviço denominado “Protocolar Correspondências Externas no Sistema Eletrônico de Informação” permite que usuários externos devidamente cadastrados apresentem documentos, participem de determinados processos administrativos e pratiquem atos eletrônicos perante o Ministério dos Transportes e entidades integrantes do SEI Multiórgãos/MT.

Segundo a descrição oficial do serviço, o usuário pode protocolar documentos, solicitar acompanhamento de processos e, quando autorizado, assinar contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos celebrados com o Ministério e órgãos vinculados ao ambiente.

A PortosRio – Companhia Docas do Rio de Janeiro integra esse ambiente e disponibiliza orientações próprias para protocolo de documentos pelo SEI.

Limites do SEI Multiórgãos/MT

• arquivos em formato PDF;
• tamanho máximo de 50 MB por arquivo;
• limite total de 100 MB por peticionamento;
• um documento principal por peticionamento;
• possibilidade de inclusão de documentos complementares;
• nomes de arquivos preferencialmente curtos e sem caracteres especiais;
• documentos digitalizados preferencialmente em formato pesquisável;
• o manual recomenda digitalização em resolução de aproximadamente 300 dpi.

O cadastramento do usuário externo envolve tratamento de dados pessoais, como identificação civil, CPF, endereço e demais informações fornecidas pelo interessado.

Na Administração Pública, o tratamento de dados não deve ser analisado apenas sob a regra geral do art. 7º da LGPD. O art. 23 da Lei nº 13.709/2018 estabelece especificamente que o tratamento realizado por pessoas jurídicas de direito público deve atender à finalidade pública, à persecução do interesse público e à execução das competências ou atribuições legais do serviço público.

Conforme a situação concreta, também poderão incidir bases legais previstas nos arts. 7º e 11 da LGPD.

Por quanto tempo guardar o documento original?

O art. 14 do Decreto nº 8.539/2015 prevê que a Administração poderá exigir, até que decaia seu direito de rever os atos praticados no processo, a apresentação do original de documento digitalizado enviado eletronicamente pelo interessado.

O Manual de Cadastro do Usuário Externo do Ministério dos Transportes também atribui ao usuário a responsabilidade pela conservação desses originais durante o período aplicável.

A PortosRio disponibiliza página própria com acesso ao ambiente de usuários externos, orientações para cadastro, manual, pesquisa pública e demais informações relativas ao protocolo no SEI Multiórgãos/MT.

Segundo a página oficial do serviço, quando o sistema informatizado estiver indisponível, o interessado poderá entrar em contato pelo canal institucional indicado pela PortosRio.

O protocolo de correspondências externas pelo SEI Multiórgãos/MT constitui um importante instrumento de relacionamento eletrônico entre cidadãos, empresas e a Administração Pública.

No ambiente do Ministério dos Transportes e da PortosRio, o procedimento combina credenciamento prévio, identificação do usuário, peticionamento eletrônico, registro das operações e possibilidade de acompanhamento e assinatura de documentos quando autorizada pela unidade administrativa.

Para utilizar adequadamente o serviço, o interessado deve observar não apenas a documentação necessária ao cadastramento, mas também os limites técnicos do sistema, a escolha entre processo novo e peticionamento intercorrente, a correta identificação do nível de acesso dos documentos, a guarda dos originais digitalizados e o acompanhamento das comunicações eletrônicas.

Também é essencial distinguir o SEI Usuário Externo de serviços de Protocolo Digital GOV.BR. Embora ambos tenham como objetivo facilitar a interação eletrônica com a Administração, credenciamento, funcionalidades, limites de arquivos e fluxos internos podem ser diferentes.